Política de tratamiento de datos personales

1. Objetivo

Establecer los lineamientos para la recolección, uso, circulación y protección de los datos personales que CAVES trata en su calidad de operador autorizado de universidades aliadas, incluyendo los que recolecta a través del portal Armando Tu Carrera como canal digital de ese mismo proceso de admisión, inscripción y matrícula académica.

2. Alcance

Centro de Asesoramiento Vocacional de Educación Superior S.A.S. (CAVES), operador autorizado de universidades aliadas en Colombia, legalmente constituido y con domicilio en Mosquera, Cundinamarca, identificado con NIT 901.745.642-4 y dirección de notificaciones en Carrera 3 #1-53, Mosquera, Cundinamarca, es responsable del tratamiento de los datos personales que se recolectan a través de Armando Tu Carrera y de sus demás canales. En cumplimiento de los mandatos constitucionales, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes, CAVES adopta esta política, aplicable a todas las actividades que involucren tratamiento de datos personales dentro y fuera del territorio nacional, conforme a la legislación, acuerdos y tratados internacionales vigentes que resulten aplicables.

3. Glosario

• Datos personales: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: los que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
• Datos públicos: los que no son semiprivados, privados o sensibles, y que pueden tratarse sin autorización (registros civiles, documentos públicos, sentencias no reservadas).
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento — por ejemplo, quien deja sus datos en el formulario de asesoría del portal.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y sus finalidades. En este caso, CAVES.
• Encargado del tratamiento: quien trata los datos por cuenta del responsable (por ejemplo, un proveedor tecnológico que aloja el portal).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular. Puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas.
• Transferencia: envío de datos, dentro o fuera del país, a otro responsable del tratamiento.
• Transmisión: comunicación de datos, dentro o fuera de Colombia, cuando el remitente es el responsable y el receptor es el encargado del tratamiento.

4. Marco normativo

Esta política se fundamenta en:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 (intimidad y hábeas data) y 20 (libertad de información).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581, hoy compilado en el Decreto Único 1074 de 2015 (Sector Comercio, Industria y Turismo).
• Decreto 1759 de 2016 y Decreto 090 de 2018, que modifican disposiciones del Decreto 1074 de 2015 sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
• Ley 1273 de 2009, que incorpora al Código Penal los delitos relacionados con la protección de la información y los datos.
• Sentencia C-1011 de 2008 y Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, sobre hábeas data y protección de datos personales.
• Circular 05 de 2017 y Circular 03 de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio, sobre transferencias internacionales y el RNBD.

5. Principios

CAVES trata los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad legítima, consentimiento informado, calidad de la información, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad. Asume además el principio de responsabilidad demostrable (accountability): debe poder demostrar ante las autoridades competentes que cumple estas exigencias, mediante políticas claras, procedimientos internos y mecanismos efectivos de atención de consultas y reclamos.

6. Autorización y consentimiento

Conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales requiere autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos que la ley exceptúa (información pública, requerimiento de autoridad competente, urgencia médica, entre otros). En el portal, esa autorización se otorga al marcar la casilla de consentimiento del formulario de asesoría, que enlaza a esta política.

El titular puede revocar su autorización en cualquier momento a través de los canales de contacto de la sección 14, salvo que exista un deber legal o contractual que impida eliminar la información.

Datos de niños, niñas y adolescentes: cuando CAVES recolecta datos de menores de edad lo hace con estricto cumplimiento de la normatividad y siempre con el propósito de garantizar su derecho fundamental a la educación. Los adolescentes entre 12 y 17 años pueden otorgar su autorización directamente, de forma expresa, escrita, oral o mediante conductas inequívocas; para menores de 12 años, la autorización debe otorgarla su padre, madre o representante legal. En todos los casos, el tratamiento de datos sensibles de menores es explícito, limitado y proporcional a la finalidad informada.

7. Mecanismos de recolección

CAVES recolecta datos personales a través de distintos canales físicos y digitales, entre ellos:

• El portal armandotucarrera.com, como canal digital de recolección: el formulario de solicitud de asesoría, la creación de cuenta y la selección de programas favoritos o comparados.
• El asistente conversacional del portal (el widget de chat), como canal de recolección cuando el usuario comparte datos personales dentro de la conversación para recibir orientación.
• El sitio web corporativo de CAVES y sus redes sociales institucionales (Facebook, Instagram, WhatsApp Business).
• Cookies y herramientas de analítica en los portales digitales de CAVES, gestionables desde la configuración del navegador.
• Ferias educativas, jornadas de promoción, visitas a colegios y formularios de inscripción y matrícula presenciales.
• Comunicaciones directas por correo electrónico o con asesores comerciales, y datos transferidos por las universidades aliadas en el marco de sus convenios.

8. Datos que recolectamos

Según el canal y la relación del titular con CAVES, se puede recolectar:

• Aspirantes y prospectos (el perfil más común en el portal): nombre, apellidos, documento de identidad, correo electrónico, teléfono, municipio y programa de interés.
• Estudiantes matriculados y egresados: datos de identificación, información académica (programa, historial de matrícula, becas), información socioeconómica cuando aplica, y registro de voz o imagen en actividades institucionales.
• Colaboradores, proveedores y aliados de CAVES: datos de identificación, información laboral o comercial y datos financieros para efectos contractuales.
• Información recolectada de forma indirecta: dirección IP, tipo de navegador, tiempos de acceso y comportamiento de navegación en los portales de CAVES, con fines estadísticos, de seguridad y de mejora de la experiencia.

9. Finalidades del tratamiento

Los datos recolectados a través del portal se usan para:

• Crear y administrar la cuenta del aspirante, y gestionar su solicitud de asesoría.
• Poner en contacto al aspirante con un asesor comercial de CAVES y, cuando aplique, con la institución educativa de su interés.
• Informar sobre programas académicos, becas, descuentos y convenios de las instituciones aliadas.
• Dar seguimiento al proceso de inscripción y admisión.
• Enviar comunicaciones por correo electrónico, SMS, WhatsApp u otros canales sobre novedades relacionadas con la solicitud del titular.
• Cumplir obligaciones legales aplicables al tratamiento de datos personales y atender peticiones, quejas y reclamos.

Armando Tu Carrera no procesa pagos ni matrículas: esas finalidades no forman parte del tratamiento que hace el portal.

10. Derechos de los titulares

Como titular de tus datos personales, de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de tus datos.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales tratados por CAVES.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo directamente con CAVES.

Estos derechos los ejerce el titular directamente, o sus causahabientes, representante o apoderado debidamente acreditado. Cuando el titular es menor de edad, los ejercen sus padres o representantes legales, teniendo en cuenta su opinión en proporción a su nivel de madurez cuando se trata de adolescentes entre 12 y 17 años.

11. Responsabilidades de CAVES

En su calidad de responsable del tratamiento, CAVES se compromete a:

• Garantizar en todo momento el ejercicio del hábeas data de los titulares.
• Conservar evidencia de la autorización otorgada, salvo en los casos que la ley no la exija.
• Custodiar la información con medidas técnicas, administrativas y humanas que eviten su pérdida, adulteración o acceso no autorizado.
• Velar por que la información sea veraz, completa, exacta y esté actualizada.
• Exigir a sus encargados del tratamiento (proveedores tecnológicos incluidos) las mismas condiciones de seguridad y confidencialidad.
• Responder de manera oportuna las consultas, quejas y reclamos de los titulares.
• Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio ante incidentes de seguridad que comprometan la información de los titulares.

12. Transmisión y transferencia de datos

Cuando completas el formulario de asesoría del portal, tus datos se transmiten al equipo comercial de CAVES y, de acuerdo con el programa que hayas indicado como de tu interés, a la institución educativa aliada correspondiente, para que puedan contactarte y darte seguimiento a tu solicitud. Esta es la finalidad principal por la que el portal recolecta tus datos: sin esta transmisión, no es posible conectarte con un asesor.

Además de universidades aliadas y el equipo comercial, CAVES puede transmitir o transferir datos personales a:

• Proveedores de servicios tecnológicos que dan soporte al portal y a sus sistemas (alojamiento, correo electrónico, CRM, seguridad informática).
• Entidades de control y vigilancia, administrativas o judiciales, cuando exista obligación legal o solicitud de autoridad competente.
• Empresas de mercadeo y publicidad, únicamente cuando el titular haya otorgado su autorización expresa para ese fin.

En transmisiones o transferencias internacionales, CAVES verifica que el país receptor garantice un nivel adecuado de protección de datos, o que exista alguna de las excepciones legales previstas ( autorización expresa del titular, ejecución de un contrato, tratados internacionales suscritos por Colombia, entre otras), y exige contrato escrito que garantice las medidas de protección exigidas por la ley.

13. Consultas y reclamos

• Consultas: CAVES responde en un plazo máximo de 10 días hábiles contados desde la fecha de recepción. Si no puede atender la solicitud en ese plazo, informará al solicitante antes de que venza, explicando el motivo y señalando una nueva fecha que no supere 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): se atienden en un plazo máximo de 15 días hábiles desde su recepción. Si no es posible responder en ese término, se informará al solicitante y el nuevo plazo no superará 8 días hábiles adicionales.

Para presentar la solicitud, el titular o su representante debe acreditar su identidad y suministrar la información necesaria para tramitar el caso.

14. Canales de contacto

Para ejercer tus derechos de consulta, actualización, corrección, supresión o revocatoria, puedes escribir a:

• Correo electrónico: info@cavesgroup.com.co
• Teléfono: (+57) 322 4488 160
• Dirección física: Carrera 3 #1-53, Mosquera, Cundinamarca

También puedes actualizar tus datos de contacto directamente desde tu perfil en el portal.

15. Conservación de los datos

Los datos personales recolectados a través del portal se conservan mientras dure el proceso de inscripción, matrícula o seguimiento académico, y posteriormente durante los plazos que exija la normatividad aplicable. Cuando ya no sean necesarios para las finalidades autorizadas, o venza su plazo legal de conservación, CAVES los elimina o los anonimiza. Si existe un proceso judicial, administrativo o contractual en curso, la información puede conservarse hasta que se resuelva definitivamente, incluidos los periodos de apelación.

16. Medidas de seguridad

CAVES ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información que administra, evitando su pérdida, adulteración, consulta o acceso no autorizado. Solo acceden a los datos personales las personas, sistemas o terceros autorizados que los requieran para el desarrollo de las actividades de CAVES, bajo acuerdos de confidencialidad y con un uso limitado a las finalidades informadas al titular.

17. Modificaciones

CAVES se reserva el derecho de actualizar esta política en cualquier momento. Cuando se realicen cambios sustanciales, lo comunicará a los titulares a través de sus canales oficiales (el portal, correo electrónico u otros medios de contacto) con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles antes de su entrada en vigencia. Si no estás de acuerdo con las modificaciones, puedes ejercer tus derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria conforme al procedimiento descrito en esta política.